La lucha contra los huérfanos y los zombis en el ámbito de la tecnología operacional minera

Andrew Crose, vicepresidente de Autónomos

No, este no es el guion no oficial de The Walking Dead. Ya no se crean más episodios nuevos de la original, y las series derivadas no son tan buenas. Al margen de esto, trabajo en el área TO/IT de la industria minera, un mundo de huérfanos y zombis: huérfanos tecnológicos y proyectos zombis que son el resultado de un planeamiento deficiente, una mala gestión de proyectos, un desarrollo personalizado sin una planificación del ciclo de vida del producto, y una ausencia de responsabilidad sobre el programa una vez finalizado el proyecto. Es por eso que he contratado un equipo de expertos para adoptar huérfanos y matar zombis.

En primer lugar, ¿qué es un huérfano y qué es un zombi en el ámbito de la tecnología operacional (TO) minera?

Proyectos zombis: según la revista Harvard Business Review, “por distintas razones, los proyectos zombis no cumplen sus objetivos, sin embargo, siguen avanzando lentamente, consumiendo recursos sin una posibilidad real de lograr un impacto significativo en la estrategia o en los ingresos futuros de la compañía”.

Huérfanos tecnológicos: a diferencia de los proyectos zombis, los huérfanos tecnológicos probablemente hayan generado un valor para la compañía, pero no contaron con el apoyo continuo, el mantenimiento y un mapa de ruta para seguir brindando las prestaciones pretendidas.

¿Por qué estos problemas son tan frecuentes en la minería? La explicación más simple es muy fácil de justificar un proyecto  si el ingeniero de mina o el ingeniero de mejora continua puede redactar un informe con una buena argumentación económica. El valor que resulta de un aumento de la productividad del 1 o 2 %, o de un 1 o 2 % de reducción en los costos puede representar millones de dólares.

Otra explicación es la manera en la que las minas organizan sus equipos para implementar este tipo de proyectos. El personal de operaciones se encarga de proporcionar información sobre los metros cúbicos y el tonelaje de referencia para el plan de mina. Generalmente están respaldados por el equipo de ingenieros de proyecto que se enfoca en las tareas no relacionadas directamente con la producción diaria. Estos dos grupos no suelen estar alineados y tienen objetivos diferentes. El personal de operaciones prefiere la coherencia, la previsibilidad y el trabajo conforme a lo planificado. Por el contrario, los equipos de proyecto prefieren hacer cambios, mejoras, empezar cosas nuevas y avanzar hacia lo más novedoso.

Esto muchas veces da como resultado la existencia de proyectos zombis que no se presentan al personal de operaciones y que quedan en manos del equipo de proyecto. Terminan en la nada, no están del todo vivos ni del todo muertos, y consumen recursos mientras la compañía invierte en un equipo de despliegue que está fuera de su alcance. Esto también hace que tengamos huérfanos tecnológicos: el equipo de proyecto finalmente presenta el plan a un equipo de operaciones poco predispuesto, que no aprueba el mantenimiento ni las mejoras futuras necesarias para obtener el valor esperado.

No es de extrañar que de cada cinco proyectos mineros, cuatro se atrasan en el plazo y exceden su presupuesto en un promedio del 43 %, según la consultora McKinsey.

Es necesario tomar medidas fuertes para que la tecnología operacional minera sea más exitosa

Esta es una evaluación difícil. El primer paso implica clasificar los registros de los proyectos y determinar cuáles no vale la pena completar. Esta decisión puede ser dolorosa, pero recuerde la falacia del costo irrecuperable. Si ya se ha invertido dinero y no se puede recuperar, ni tampoco puede determinar el beneficio futuro de la realización del proyecto, es hora de matar al zombi.

También sería conveniente reunirse con el equipo de proyecto, los proveedores y el equipo de operaciones para conversar de manera franca y honesta sobre puesta en práctica del proyecto y lo que implica ponerlo en marcha. En otras palabras, adoptar al huérfano. Se pueden calcular nuevos ROI sobre la basde de los costos proyectados, sin tener en cuenta los  irrecuperables en los que ya se ha incurrido, y evaluar cuál es el mejor escenario futuro posible. “Las intervenciones inteligentes pueden mejorar las posibilidades de éxito, principalmente en los proyectos que están en peligro”, dice McKinsey.

El departamento de servicios y asistencia técnica de Hexagon cuenta con el respaldo de una filosofía de gestión de proyectos comprobada y trabaja junto a los clientes para identificar sus necesidades.

Cómo evitar zombis y huérfanos en los proyectos de tecnología operacional minera

Un enfoque más holístico que logre la participación de todas las partes en el planeamiento del proyecto puede ayudar a prevenir este problema. Se necesita de un plan para visualizar el programa antes de su inicio. Es por eso que involucramos a muchos actores en el planeamiento y la comunicación del proyecto, desde el proveedor, el equipo de proyecto de mina y los responsables del programa de operaciones. Generalmente, las áreas que participan son:

Del lado del proveedor:

• Gestor de proyectos (GP): es el responsable de entregar el proyecto en un plazo establecido, determinar que sea asequible y que esté dentro del presupuesto conforme a los principios de PMP® o a un plan similar para implantación de proyectos. El gestor se encarga de coordinar el equipo de asistencia y servicios del proveedor y sus subcontratistas para entregar el proyecto.
• Ingeniero jefe experto en la materia (SME PE): es el responsable de la configuración y estructura del sistema. ES el experto en el sistema y sabe cómo adaptarlo a las características exclusivas de la mina. A menudo el SME PE participará activamente en la configuración y en la capacitación y en cada despliegue autónomo del sistema.
• Ingenieros de proyectos de software (SW PE): son los responsables de la instalación del software de las computadoras a bordo y del servidor central.
• Técnico en hardware (HW Tech): se encarga de la instalación física del sistema, de asegurar su correcto funcionamiento inicial, de prevenir desperfectos y de facilitar su mantenimiento futuro.
• Capacitadores: incluye capacitación en el software y en el sistema, en mantenimiento y en el hardware: en realidad, son los responsables de la capacitación integral que se necesita para utilizar el sistema.
• Gestor del cambio: esta persona asiste al personal de la mina en el desarrollo e implementación de la gestión del cambio en el nuevo mundo de la autonomía.
• Patrocinador ejecutivo del proveedor: si bien no desempeña una función diaria, esta persona es esencial para el despliegue de proyectoss complejo y a gran escala. Si durante la implantación surgen problemas que requieren decisiones y acciones a nivel de ejecutivo, el patrocinador será quien tenga la autoridad para liderarlas.
• Ejecutivo de cuentas: se encarga de la gestión proactiva del soporte posterior del programa para que tenga un beneficio continuo.
• Ingenieros de asistencia técnica: personal encargado de la asistencia remota o en el sitio de operación para resolver rápidamente y a tiempo los problemas que surgen con el sistema.

Estas funciones focalizadas en el cliente están respaldadas, detrás de escena, por niveles de asistencia en la gestión de productos, desarrollo y seguridad informática, etc., para garantizar las mejores prácticas y soluciones rápidas ante los problemas que se presentan en el transcurso del proyecto.

Del lado del cliente, existen funciones similares que equiparables a las del equipo del proveedor.

En la mina

• Gestor de proyectos de la mina (PM): es el responsable de la organización de los recursos de la mina para ejecutar el proyecto; se encarga de que operaciones, sistemas, tecnología operacional, mantenimiento y gestión de operación trabajen en la misma línea para que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto, el cronograma y el alcance establecidos.
• Capacitadores: se encargan de capacitar a los operadores sobre procesos nuevos.
• Operadores y usuarios: son las personas que utilizan el sistema a diario.
• Gestor de programas: si bien no siempre es parte del proyecto en sí, es fundamental entender el rol del gestor al principio del proyecto para saber quién estará a cargo del programa y lo ejecutará una vez que finaliza ese proyecto. A veces estos roles se conocen con el nombre de tecnología operacional (TO).
• Sistemas (IT): dado que un ecosistema de TO depende de la tecnología que lo hace posiblel, la infraestructura IT y el cumplimiento de las políticas IT deben permitir el acceso necesario a los datos cuando sea oportuno.
• Operaciones: son los clientes finales de un proyecto de TO. Es fundamental asegurarse que participan activamente en el proyecto para garantizar que el alcance y las prestaciones estén alineados con sus objetivos y puedan sostener el programa una vez que finaliza el proyecto.
• Mantenimiento: en un programa que se basa en la confiabilidad, el mantenimiento es esencial.
• Gestor del cambio: la gestión del cambio, desde la perspectiva de la mina, no puede ser subestimada. Este gestor garantiza a la organización, que todo el personal de todos los niveles esté en la misma dirección para cambiar de un proceso antiguo a uno nuevo.
• Patrocinador ejecutivo del sitio de operación: si bien no desempeña una función diaria, su rol es esencial para el despliegue de proyectos complejos y a gran escala. Si durante la implantación surgen problemas que requieren decisiones y acciones a nivel de ejecutivo, el patrocinador será quien tenga la autoridad para liderarlas.

Por fuera de la mina y el proveedor, existen varios otros facilitadores. Por ejemplo, la comunidad local, los proveedores de equipos originales, sistemas informáticos de terceros, los encargados del mantenimiento de los equipos, entre otros.

Pensar a fondo los proyectos de tecnología operacional minera

Más allá de entregar un proyecto dentro del plazo, el presupuesto y el alcance estipulado, la clave del éxito está en crear un valor perdurable. Para ello es fundamental un análisis de principio a fin de los proyectos futuros y los en curso para evitar zombis y huérfanos. Cuanto más proyectos zombis y huérfanos tecnológicos, menos proyectos que generan valor para la mina.